有意義で効果的な会議を調整する方法は何ですか？効果的とは、簡潔で、範囲に従い、決定を下すなどと定義されます。
会社として実施するすべての会議の中で、非効率的で方向性がないようです。
私たちの会議は最近、プロセス管理と会社としての目標のフォローアップに関するものでした。請求可能な時間の増加、Web開発の収益性の向上などです。
そしてもちろん、私たちの会議は皮肉なタイトルの効率会議。
Jeff Atwoodは、最近のブログ投稿でいくつかの簡単なガイドラインを作成しています。
これ以上の会議はありません。死刑の下で1時間。
会議で最初に最も重要な制約は、どの企業でも想像できる最も貴重なリソースである時間です。約1時間で会議に参加できない場合は、何か深刻な問題があります。最初にそれを修正する必要があります。参加者が多すぎるか、会議の範囲が広すぎるか、会議を軌道に乗せるために必要な焦点が全体的に不足しています。私は、何時間にもわたる会議で起こったことを覚えておくように誰にでも挑戦します。他のすべてが失敗した場合は、短くしてください！
すべての会議には明確に定義されたミッションステートメントが必要です。
あなたの会議の使命声明？会議の目的を1つの簡潔な文で定義できますか？アジェンダという言葉は、カバーするものの巨大で退屈な箇条書きのリストを意味するため、「アジェンダ」と「アジェンダアイテム」を用意することをお勧めすることを躊躇します。会議の目的がすべての人に明確であることを確認してください。残りは自動的に処理されます。
会議の前に宿題をします。
会議には明確に定義されているためミッションステートメントでは、会議に参加するすべての人が、何について話し、共有する必要があるかを事前に知っており、部屋に入る前に準備ができています。正しい？これにより、会議を1時間に抑えることができます。宿題をしていなければ、会議に参加するべきではありません。誰も宿題をしていない場合は、会議をキャンセルする必要があります。
オプションにします。
「必須」の会議は警官です。会議に参加するすべての人は、そこにいたいので、またはそこにいる必要があるので、そこにいる必要があります。会議の責任を自分で守る確実な方法の1つは、全員をオプションにすることです。人々が実際に参加したいと思っていた会議を開催することを想像してみてください。それは…役に立ちました。または面白い。または面白い。今すぐ実現しましょう！
- ol>
会議の最後にやることを要約します。
会議が一度も開催されなかった場合は、結果はどうなるでしょうか？それに対する正直な答えがほとんどない場合、おそらくあなたの会議は存在する理由がありません。真に生産的な会議は、その会議で行われた決定の直接の結果として何かが起こります。あなたは、責任ある会議参加者として、あなたが何をする必要があるかを追跡する責任があります。会議を離れる前に、部屋の全員が、全員の利益のためにToDoリストを要約することでそれを証明できます。
仕事で毎日スタンドアップを始めたとき、簡潔な会議の重要性に気づき始めました。通常、スタンドアップはタイムボックス化されており、チャーに快適に座る代わりに立っているという単純な事実は、できるだけ早く終わらせるためだけでも、正確でアイドル状態の会話で時間を無駄にしないという追加のインセンティブです。明らかに、長い会議中に全員が立ち上がるのは合理的ではありませんが、少なくとも講演者は立ち上がる必要があります。
個人的には、ほとんどの会議は非常に退屈だと思います。私はハードコアな開発者であり、仕事の非技術的な側面にはほとんど関心がなく、コード以外のものを含む会議をフォローして参加するのは非常に難しいと感じています。以前のギグでは、マネージャーは私たち全員がすべてに関与する必要があるというこの非常に逆効果の考えを持っていました、そしてほぼ毎週私はほとんど理解できず、フィードバックを提供する方法がまったくないがらくたに座って耳を傾けなければなりませんでした。すぐに小さな暴動につながるのは、みんなの時間の完全な無駄でした。彼女の意図が良かったことは知っていますが、提供する価値のあるものが何もないときに人々を会議に参加させる理由はまったくありません。
現在のメインギグでは在宅勤務をしているため、会議に関してはいくつかの固有の課題に直面しています。私はSkype経由でしか参加できず、2人以上が参加する会議では、ほぼ5分ごとに全員（スピーカーを除く）にシャットダウンするように求めています。部屋にいるときでも気付かないかもしれないアイドルのおしゃべりは、遠くにいると紛らわしい大きな音になり、脳が会話に集中したり完全に無視したりするのに役立つボディランゲージなどの視覚的な表示がありません。たとえば、皮肉を区別するのが非常に難しい場合があります。皮肉は、厄介な瞬間を2回以上引き起こします。
解決策は十分に単純で、ドキュメントです。会議の前に明確な議題を持ち、会議中にそれに固執することで、重要なことに集中し、そうでないものは完全に段階的に廃止することができます。やることの要約（Atwoodの最後のポイント）も非常に役立ちます。後でそれを調べて、重要なことを見逃していないかどうかを確認できます。話題はいつもより少し大きかったか、数回の間でした。ネットワークまたはSkypeが動作していた秒数。
あなたは、経営陣、またはあなたの会社で会議を設定する責任がある人に懸念を提起する必要があります。 「効率性」の会議は、生産的または完全に時間の無駄になる可能性があります。本質的に退屈であり、（ほとんどの）人々が従事していない場合は、単に諦めて仕事の休憩として扱うため、妥協点はないと思います。それが起こったとき（もし）、手に負えなくなる前に、あなたはそれを迅速に扱わなければなりません。
ここには、多くの場合、次の目的を達成できる会議を開催するための 5つの実用的な代替案のリストもあります。組織の時間と人員をそれほど消費することなく会議を行うことができます。
会議をより良くするために私が知っている最善のことは、議題を作成し、公開し、それに固執することです。
会議の目標を含む明確に書かれた議題は、会議を運営する人が会議の準備に必要な時間を費やしていることを確認します。また、何が起こるかを全員に知らせます。ほとんどの場合、アクションアイテムと決定を記録しているため、メモを取るのが簡単になります。